Chính sách bảo mật
Nhà Chung tôn trọng quyền riêng tư của cư dân và Ban quản trị. Chính sách này giải thích chúng tôi thu thập dữ liệu gì, dùng để làm gì, chia sẻ với ai, giữ trong bao lâu và bạn có những quyền nào.
1. Giới thiệu
Chính sách này mô tả cách Công ty TNHH Công nghệ Nhà Chung ("Nhà Chung", "chúng tôi") thu thập, sử dụng, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân khi bạn dùng nền tảng nhachung.vn, ứng dụng di động và các kênh liên kết.
Đối với dữ liệu của toà nhà, Ban quản trị (BQT) là Bên kiểm soát dữ liệu; Nhà Chung là Bên xử lý dữ liệu theo uỷ quyền của BQT. Đối với dữ liệu tài khoản và nhật ký hệ thống, Nhà Chung là Bên kiểm soát.
2. Dữ liệu chúng tôi thu thập
Tuỳ theo vai trò và tính năng bạn sử dụng, chúng tôi thu thập:
- Dữ liệu tài khoản: họ tên, email, số điện thoại, mật khẩu (được băm), ảnh đại diện, trạng thái xác thực hai lớp.
- Dữ liệu cư trú: toà nhà, mã căn hộ, tầng, vai trò trong hộ (chủ hộ, thành viên), thời gian cư trú, biển số phương tiện, liên hệ khẩn cấp.
- Giấy tờ xác minh: số CCCD/hộ chiếu và ảnh giấy tờ do bạn tải lên để BQT xác minh cư dân. Đây là dữ liệu cá nhân nhạy cảm, được mã hoá khi lưu và chỉ vai trò Quản trị đã bật xác thực hai lớp mới xem được.
- Dữ liệu tài chính của căn hộ: phí quản lý, phí gửi xe, đóng góp quỹ bảo trì, lịch sử thanh toán, chỉ số điện nước. Chúng tôi không lưu số thẻ hay thông tin ngân hàng của bạn; thanh toán qua VietQR đi thẳng tới ngân hàng.
- Nội dung bạn tạo: phản ánh, bình luận, hình ảnh đính kèm, hội thoại với Trợ lý AI, tài liệu tải lên.
- Dữ liệu kỹ thuật: địa chỉ IP, loại thiết bị, trình duyệt, thời điểm đăng nhập, nhật ký thao tác (audit log), token thông báo đẩy.
3. Mục đích và căn cứ xử lý
- Cung cấp Dịch vụ theo hợp đồng: tạo tài khoản, liên kết căn hộ, hiển thị thông báo và báo cáo, xử lý phản ánh, nhắc phí.
- Thực hiện nghĩa vụ pháp lý của BQT: lưu hồ sơ cư dân, công khai tài chính, quản lý quỹ bảo trì theo quy định về nhà chung cư.
- Bảo đảm an toàn: phát hiện đăng nhập bất thường, ngăn truy cập trái phép, lưu nhật ký để truy vết khi có tranh chấp.
- Cải thiện Dịch vụ: thống kê mức sử dụng ở dạng tổng hợp, ẩn danh; huấn luyện Trợ lý AI trên nội dung đã ẩn danh khi bạn không từ chối.
- Liên lạc: gửi thông báo vận hành, cảnh báo khẩn cấp (cháy nổ, cắt điện nước) qua email, Zalo hoặc thông báo đẩy. Thông báo khẩn cấp không thể tắt; thông báo khác bạn tuỳ chỉnh trong Cài đặt.
Căn cứ xử lý là sự đồng ý của bạn khi đăng ký, việc thực hiện hợp đồng dịch vụ, nghĩa vụ pháp lý của BQT và lợi ích hợp pháp trong việc bảo vệ hệ thống, theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
4. Chia sẻ dữ liệu
Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân. Dữ liệu chỉ được chia sẻ trong các trường hợp sau:
- Với BQT và đơn vị vận hành toà nhà của bạn, trong phạm vi vai trò được phân quyền trên Nền tảng.
- Với thành viên cùng hộ gia đình: tên và vai trò trong hộ hiển thị cho chủ hộ; không hiển thị giấy tờ xác minh.
- Với nhà cung cấp hạ tầng và dịch vụ phụ trợ (máy chủ đặt tại Việt Nam, gửi email/SMS, Zalo OA, nhà cung cấp mô hình AI) theo hợp đồng xử lý dữ liệu có điều khoản bảo mật tương đương.
- Với cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp bằng văn bản; chúng tôi thông báo cho bạn nếu pháp luật cho phép.
Dữ liệu gửi tới nhà cung cấp mô hình AI được loại bỏ định danh trực tiếp (tên, email, số điện thoại, mã căn hộ) trước khi gửi và không được dùng để huấn luyện mô hình của bên đó.
5. Lưu trữ và bảo mật
- Dữ liệu được lưu tại trung tâm dữ liệu ở Việt Nam, mã hoá khi truyền (TLS 1.2 trở lên) và mã hoá khi lưu đối với giấy tờ xác minh, mật khẩu và mã dự phòng xác thực hai lớp.
- Phân quyền theo vai trò và toà nhà; mọi thao tác trên dữ liệu tài chính, phân quyền và giấy tờ cá nhân đều được ghi nhật ký kèm thời điểm, tài khoản và địa chỉ IP.
- Sao lưu hằng ngày, lưu bản sao 30 ngày; kiểm thử khôi phục mỗi quý; đánh giá bảo mật độc lập mỗi năm.
- Thời hạn lưu: dữ liệu tài khoản đến khi bạn xoá tài khoản + 30 ngày; hồ sơ cư dân và bản ghi tài chính theo thời hạn BQT phải lưu (tối thiểu 5 năm); nhật ký hệ thống 12 tháng; hội thoại AI 6 tháng kể từ lần truy cập cuối.
- Khi xảy ra sự cố lộ lọt dữ liệu, chúng tôi thông báo cho BQT và người bị ảnh hưởng trong 72 giờ kể từ khi phát hiện và báo cáo cơ quan chức năng theo quy định.
6. Quyền của bạn
Theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có quyền:
- Truy cập và tải về bản sao dữ liệu cá nhân của mình (mục Hồ sơ → Tải hồ sơ).
- Chỉnh sửa thông tin sai hoặc chưa cập nhật; yêu cầu BQT xác minh lại khi thay đổi căn hộ.
- Rút lại sự đồng ý đối với các xử lý không bắt buộc (thông báo tiếp thị, huấn luyện AI) trong mục Cài đặt.
- Yêu cầu xoá hoặc hạn chế xử lý dữ liệu, trừ dữ liệu BQT phải lưu theo nghĩa vụ pháp lý.
- Phản đối việc xử lý và khiếu nại tới Nhà Chung, BQT hoặc cơ quan quản lý nhà nước về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Chúng tôi phản hồi yêu cầu trong 72 giờ và hoàn tất trong tối đa 15 ngày làm việc. Để xác minh danh tính, chúng tôi có thể yêu cầu bạn đăng nhập hoặc cung cấp thông tin đối chiếu.
8. Dữ liệu của trẻ em
Tài khoản chỉ dành cho người từ 18 tuổi. Thông tin thành viên gia đình dưới 18 tuổi do chủ hộ khai và chỉ gồm họ tên, năm sinh, quan hệ với chủ hộ; không thu thập giấy tờ hay ảnh của trẻ em.
9. Thay đổi chính sách
Khi sửa đổi Chính sách, chúng tôi cập nhật ngày hiệu lực ở đầu trang và thông báo trên Nền tảng ít nhất 7 ngày trước. Thay đổi làm tăng phạm vi xử lý dữ liệu nhạy cảm sẽ xin lại sự đồng ý của bạn.
10. Liên hệ về dữ liệu cá nhân
Bộ phận bảo vệ dữ liệu, Công ty TNHH Công nghệ Nhà Chung · Email: hello@nhachung.vn · Hotline: 0886.02.02.02 · Địa chỉ: Landmark 81, Vinhomes Central Park, 720A Điện Biên Phủ, Phường Thạnh Mỹ Tây, TP. Hồ Chí Minh.
Yêu cầu liên quan tới hồ sơ cư dân của một toà nhà cụ thể sẽ được chuyển tới BQT toà nhà đó với vai trò Bên kiểm soát dữ liệu.